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Comment envoyer un mail

Comment envoyer un mail

Lorsque vous envoyez des courriels professionnels, il est très important de s’assurer que le message est parfait. Vous ne voulez pas rater une occasion en commettant des erreurs – que ce soit dans la façon dont vous envoyez des courriels ou dans la façon dont vous gardez une trace de vos courriels.

Que vous envoyiez à un employeur une lettre de présentation, une lettre de remerciement, une lettre de démission, une lettre de recommandation ou une lettre écrite pour d’autres raisons non personnelles, vous devriez toujours vous assurer que votre courriel est organisé et professionnel.

Voici ce qu’il faut inclure dans vos messages, ce qu’il ne faut pas inclure et comment fermer, signer et envoyer vos courriels.

Lignes directrices sur les courriels professionnels
Ligne du sujet: La ligne du sujet doit exprimer de façon concise votre intention d’écrire. Votre sujet peut être aussi simple que “merci” ou “demande de recommandation”.
Salutation: Même si vous écrivez un courriel très court, joignez un message d’accueil. Si vous connaissez le nom de la personne, indiquez-le. À moins que vous ne soyez sur une base de prénom avec la personne, appelez-les par leur titre.
Durée: Gardez votre courriel le plus court possible. Les gens ont tendance à parcourir de longs courriels, alors n’incluez que les informations essentielles.
Style de police: Évitez les polices ornées, ludiques ou colorées; elles distraient simplement le destinataire de votre message. Évitez également de surutiliser les caractères gras et italiques, ce qui donne l’impression que le courriel est encombré. N’écrivez pas non plus en majuscules; cela se traduit par de la colère ou une surexcitation dans un courriel.
Émoticônes: N’incluez pas d’émoticônes dans un courriel professionnel; conservez-les pour la correspondance personnelle.
Épellation et grammaire: Ce n’est pas parce que vous écrivez un courriel que vous ne devriez pas être négligent en ce qui concerne l’orthographe et la grammaire. Modifiez soigneusement votre courriel avant de l’envoyer. Un message sans erreur indique au destinataire que votre courriel doit être pris au sérieux.
Clôture: Signez la fin de l’exposé avec un bref ” Merci “,” Meilleur ” ou un autre mot de remerciement simple, puis votre nom. La plupart des comptes de courriel vous permettent d’inclure une signature avec votre nom, votre titre et vos coordonnées dans chaque courriel. C’est une excellente façon de rendre chaque correspondance plus professionnelle.

Comment envoyer un document par email

Assurez-vous que votre message est complet: Avant de cliquer sur Envoyer une double vérification pour vous assurer que la ligne Objet de votre courriel est remplie, vous avez inclus une signature, vous envoyez le message à la bonne personne de contact, et vous avez rempli le champ Bcc pour vous envoyer une copie afin d’avoir un enregistrement du message.
Preuve de votre message email: Avant d’envoyer, vérifiez également votre orthographe et vérifiez votre grammaire et votre majuscule. Ils sont tout aussi importants dans la correspondance de recherche d’emploi par courriel que sur une lettre papier.
Envoyer un courriel de test: Avant d’envoyer votre courriel, envoyez le message à vous-même d’abord pour vérifier que le formatage fonctionne. Si tout a l’air bien, envoyez-le à l’entreprise ou à la personne à qui vous écrivez.
Envoyez une copie du message électronique à vous-même: Utilisez le champ Bcc pour vous envoyer une copie du message électronique afin de savoir à quel moment et à qui vous l’avez envoyé.
Fichier vos copies: Avec de nombreux programmes de messagerie, vous pouvez envoyer des dossiers vers le haut. Créez un dossier pour tous vos courriels de recherche d’emploi et classez vos copies du courriel que vous envoyez dans votre dossier de recherche d’emploi.
Vérifiez votre courriel régulièrement: Le temps est un facteur essentiel dans la recherche d’emploi. Il est important de vérifier votre courriel régulièrement et fréquemment afin de ne pas manquer des occasions importantes. À tout le moins, vérifiez votre courriel le matin et en début d’après-midi, afin que vous ayez le temps de répondre rapidement aux messages de réponse que vous recevez.

Comment envoyer un mail avec gmail

Lorsque vous envoyez une demande d’emploi ou que vous postulez à un emploi, il est important de formater votre courriel aussi professionnellement que vous le feriez pour toute autre lettre d’affaires professionnelle. Après tout, tout le monde – y compris les recruteurs et les gestionnaires d’embauche – reçoit beaucoup de courriels. Assurez-vous que vos courriels se démarquent par leur contenu, et non par des erreurs négligentes, un formatage médiocre ou un langage trop décontracté.

Utilisez une police lisible de 10 ou 12 points dans vos e-mails.

Envoyez des courriels liés à la recherche d’emploi à partir d’une adresse courriel professionnelle – idéalement, votre adresse électronique devrait simplement inclure une combinaison de vos prénom et nom ou prénom initial et nom de famille. Voici ce qu’il faut inclure dans l’envoi de la correspondance de recherche d’emploi et le format de message électronique que vous devez utiliser lorsque vous envoyez des messages électroniques liés à l’emploi.

Sujet Ligne
N’oubliez pas d’inclure un sujet dans votre courriel.

Si vous oubliez d’en inclure un, votre message ne sera probablement même pas ouvert. Utilisez la ligne d’objet pour résumer pourquoi vous envoyez un courriel. Quelques exemples de sujets forts:

Formulaire de demande – Jane Smith
Demande d’entrevue informative
Merci – Entrevue avec un associé en marketing
Renvoi par[nom de la personne] pour[entrevue d’information, discussion sur XYZ, etc.
Salutation
Si vous avez une personne-ressource, adressez votre courriel à Cher Monsieur/Madame. LastName. Si possible, renseignez-vous sur le nom du gestionnaire d’embauche – l’information est parfois inscrite sur la liste des emplois.

Si ce n’est pas le cas, utilisez des sites comme LinkedIn pour déterminer la personne-ressource ou consultez le site Web de l’entreprise pour obtenir des renseignements.

S’il y a un numéro de téléphone, vous pouvez également appeler la réceptionniste de l’entreprise et voir si la réceptionniste peut fournir des renseignements. Vérifiez également votre propre réseau: Connaissez-vous quelqu’un qui travaille dans l’entreprise et qui pourrait partager plus d’informations?

Si vous n’avez pas le nom de la personne-ressource, il vous suffit d’adresser votre courriel au gestionnaire d’embauche. Une autre option est de ne pas inclure une salutation et de commencer simplement par le premier paragraphe de votre message. Voici plus d’informations sur les salutations appropriées des lettres d’affaires.

Corps du message
Lorsque vous postulez à un emploi par courriel, copiez et collez votre lettre de présentation dans le message électronique ou écrivez votre lettre de présentation dans le corps du message. Si l’offre d’emploi vous demande d’envoyer votre curriculum vitae en pièce jointe, envoyez-le en format PDF ou Word. Lorsque vous vous renseignez sur les postes disponibles ou sur le réseautage, expliquez clairement pourquoi vous écrivez et le but de votre courriel.

Formatez votre message électronique
Votre message électronique doit être formaté comme une lettre commerciale classique, avec des espaces entre les paragraphes et sans fautes de frappe ni erreurs grammaticales. Ne confondez pas la longueur avec la qualité – soyez bref et précis. Évitez les phrases trop compliquées ou trop longues. Facilitez l’analyse rapide de vos courriels par les destinataires et découvrez pourquoi vous envoyez des courriels.

Corrigez-le, comme vous le feriez pour toute autre correspondance. Si vous êtes vraiment préoccupé par les fautes de frappe, songez à imprimer l’ébauche de courriel.

Souvent, il est plus facile d’attraper les fautes de frappe et les erreurs grammaticales sur une copie papier que lors d’un examen à l’écran. Examinez le modèle de message électronique ci-dessous et les exemples de messages électroniques pour voir à quoi votre message devrait ressembler.

Inclure une signature électronique
Il est important de créer une signature de courriel et d’inclure votre signature à chaque message que vous envoyez. Indiquez votre nom complet, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone dans votre signature de courriel afin que le gestionnaire d’embauche puisse voir, en un coup d’œil, comment communiquer avec vous. Vous pouvez également inclure un lien vers votre page de profil LinkedIn ou votre site Web afin que les recruteurs et les gestionnaires d’embauche puissent facilement trouver de plus amples renseignements à votre sujet.

N’oubliez pas les accessoires
Pour envoyer un courriel de recherche d’emploi, il faut souvent joindre des fichiers – un curriculum vitae, un portfolio ou d’autres exemples de travail. Assurez-vous de revérifier que vous avez joint tous les fichiers mentionnés dans votre courriel avant de cliquer sur le bouton “Envoyer”.

Modèle de message électronique
Le modèle de message électronique suivant énumère les informations que vous devez inclure dans les messages électroniques que vous envoyez lors de la recherche d’emploi. Utilisez le modèle comme guide pour créer des messages électroniques personnalisés à envoyer aux employeurs et aux contacts.

Objet du message de courriel: Poste de directeur de magasin – Votre nom

Courriel Message:

Salutation:

Cher Monsieur/Madame. Nom de famille ou Cher gestionnaire d’embauche,

Premier paragraphe:
Le premier paragraphe de votre lettre devrait comprendre des renseignements sur les raisons pour lesquelles vous écrivez. Soyez clair et direct – si vous postulez à un emploi, mentionnez le titre du poste. Si vous voulez une entrevue d’information, dites-le dans vos premières phrases.

Paragraphe du milieu:
La section suivante de votre courriel devrait décrire ce que vous avez à offrir à l’employeur ou, si vous écrivez pour demander de l’aide, le type d’aide que vous recherchez.

Paragraphe final:
Terminez votre lettre de présentation en remerciant l’employeur de vous avoir considéré pour le poste ou votre lien d’aide à la recherche d’emploi.

Signature du courriel

Lorsque vous êtes à la recherche d’un emploi, vous utiliserez probablement le courriel pour plusieurs raisons. Vous pouvez envoyer un courriel pour demander des offres d’emploi ou une lettre de présentation avec curriculum vitae. Vous pourriez envoyer des courriels de réseautage demandant à vos contacts de vous aider dans votre recherche d’emploi. Vous enverrez probablement aussi des messages de remerciement par courriel après les entrevues.

Lorsque vous utilisez le courriel pour chercher un emploi, il est important que toutes vos communications soient aussi professionnelles qu’elles le seraient si vous écriviez une lettre papier à l’ancienne.

Voici de l’information sur tout ce que vous devez savoir sur l’étiquette des courriels de recherche d’emploi, y compris ce qu’il faut mettre dans vos courriels de recherche d’emploi, comment formater vos courriels et comment vous assurer que vos courriels sont lus.

Conseils d’étiquette par courriel pour les chercheurs d’emploi
Utilisez un compte de courriel professionnel. Assurez-vous d’avoir un nom de compte de courriel qui convient à votre entreprise, p. ex. firstname.lastname@gmail.com. Il existe une variété de comptes de messagerie gratuits sur le Web, comme Gmail et Yahoo, que vous pouvez utiliser. Il est également judicieux d’établir un compte de courriel uniquement pour la recherche d’emploi, afin que votre courriel professionnel ne soit pas mélangé à votre courrier personnel.

Envoyez votre courriel à une personne en particulier. Dans la mesure du possible, envoyez votre courriel à une personne-ressource plutôt qu’ à une boîte courriel générale. Envoyez-en une copie à vous-même, afin d’avoir un registre des courriels que vous avez envoyés et des emplois auxquels vous avez postulé.

Utilisez un sujet clair. Votre courriel a besoin d’un objet.

Si vous laissez le sujet vide, l’ e-mail finira probablement dans une boîte aux lettres spam ou sera supprimé. Assurez-vous d’inscrire le poste pour lequel vous postulez dans l’objet de votre courriel afin que l’employeur sache clairement pour quel poste vous postulez. Vous pouvez aussi inclure votre nom dans le sujet.

Voici deux exemples de lignes-sujets appropriées:

Objet: Poste de directeur des communications
Objet: Poste d’associé en marketing / Votre nom
Choisissez une police simple. Évitez les polices de caractères ornées et difficiles à lire. Utilisez une police de base comme Times New Roman, Arial ou Cambria. N’utilisez pas non plus la couleur dans votre texte. Utilisez la taille 10 ou 12 points, afin que le courriel soit facile à lire, sans être trop grand.

Ecrivez comme si c’était une lettre professionnelle. En général, vos courriels devraient ressembler beaucoup à des lettres d’affaires. Ils devraient inclure des mots, et non des acronymes ou des mots ou des émoticônes. Ils devraient être rédigés en phrases et paragraphes complets. Commencez par une salutation et terminez par un adieu et votre signature. La seule différence entre un courriel et une lettre d’affaires est que dans un courriel, vous n’avez pas besoin d’inclure les coordonnées de l’employeur, la date et vos coordonnées dans le coin supérieur gauche.

Soyez bref. Les gens ont tendance à écumer, ou même à ignorer, les courriels très longs. Soyez bref et précis dans votre courriel.

Inclure une signature. Incluez une signature de courriel avec vos coordonnées afin que le gestionnaire d’embauche puisse communiquer avec vous facilement. Inclure un lien vers votre profil LinkedIn est une bonne façon de donner au gestionnaire d’embauche plus d’informations sur vos compétences et capacités.

Voici un exemple de signature électronique:

Prénom Nom Nom de famille
Adresse e-mail
Téléphone
Téléphone cellulaire
Profil LinkedIn (facultatif)
Modifier, éditer, éditer. Assurez-vous de relire votre courriel pour corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Une rédaction claire est tout aussi importante dans un courriel que dans une lettre d’affaires.

Envoyer un message test. Avant d’envoyer votre courriel, envoyez le message à vous-même pour vérifier que le formatage fonctionne. Assurez-vous également que les fichiers joints sont faciles à ouvrir. Si tout se présente bien, renvoyez le courriel à l’employeur.

Contenu du message électronique
Si vous avez une personne-ressource, adressez votre courriel à Cher Monsieur/Madame. LastName. Si ce n’est pas le cas, adressez votre courriel à Cher gestionnaire d’embauche ou commencez simplement par le premier paragraphe de votre message.

Lorsque vous postulez à un emploi par courriel, copiez et collez votre lettre de présentation dans le message électronique ou écrivez votre lettre de présentation dans le corps du message.

Si l’offre d’emploi vous demande d’envoyer votre curriculum vitae en pièce jointe, envoyez-le en format PDF ou Word.

Quel que soit votre but pour l’envoi de courriels, soyez clair sur les raisons pour lesquelles vous écrivez et le but de votre message. Incluez cette information dès le début du courriel.

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